Check-List de la Collaboration
Démarches à réaliser pour démarrer sereinement.
Actions indispensables :
Tous les contrats de collaboration libérale ne se valent pas ! Certains seront très intéressants pour le(la) vétérinaire, et d’autres le seront surtout pour la structure vétérinaire. Entre ces deux extrêmes, toutes les nuances existent.
Trouver un équilibre dans lequel les deux parties seront satisfaites est tout à fait possible.
Il suffit de considérer les avantages du salariat que le(la) collaborateur(trice) n’aura pas, et de trouver un moyen satisfaisant de les compenser.
De l’autre côté, pour que la structure soit toujours intéressée par le fait de proposer ce poste, il faut trouver un compromis entre les intérêts fournis par la collaboration, et le coût financier total du contrat.
De multiples éléments sont à regarder en détails (et notamment à comparer au salariat) : le calcul de la rémunération sur un mois standard, la rémunération des astreintes/gardes, la présence ou non de clauses particulières (ex : clause de non concurrence), etc.
Il est à rappeler que lors d’une collaboration libérale, le Droit du Travail ne s’applique pas, ni même la Convention Collective Vétérinaire. Il ne s’agit que d’un contrat dont les termes (quels qu’ils soient) ont été acceptés par les deux parties. La requalification d’une collaboration libérale en salariat déguisé est un mythe, et a déjà été rejetée par le passé au tribunal.
Deux options sont possibles en collaboration libérale : réaliser sa propre comptabilité (faire les démarches et les différentes déclarations) ou faire appel à un comptable chargé de la majeure partie de l’administratif.
Bien que l’économie d’un comptable (entre 800 et 1500€/an en général) soit toujours séduisante, il faut considérer que parfois, une déclaration erronée auprès de l’Etat peut coûter plus qu’une années de frais comptables, ou durer très longtemps. Il convient donc de bien connaître la comptabilité inhérente aux Entreprises Individuelles (unique statut possible pour une collaboration libérale) avant de se lancer (NB : il est interdit pour un vétérinaire d’avoir le statut d’auto-entrepreneur).
Si la décision est prise de faire appel à un Cabinet Comptable, il est important de se renseigner avant de signer la Lettre de Mission (Contrat liant le client et le comptable) et de savoir si le Cabinet Comptable s’occupe bel et bien de l’immatriculation du collaborateur auprès des différents organismes (INPI, INSEE, URSSAF, CARPV… certaines sont automatiques).
Si ce n’est pas le cas, il est peut-être préférable de faire appel à un autre comptable.
Bien que légalement non obligatoire, l’ouverture d’un compte bancaire pour la collaboration libérale est vivement recommandée.
Ce compte séparé permet de faciliter la comptabilité, de séparer les créances professionnelles des comptes personnels et ainsi de les protéger.
Un compte séparé ne signifie pas obligatoirement un compte bancaire professionnel (avec les frais inhérents). En tant qu’Entreprise Individuelle (et non sujette au régime Auto-Entrepreneur), un(e) collaborateur(trice) peut tout à fait ouvrir un second compte bancaire standard, celui-ci voué aux transactions de son activité de vétérinaire.
Ce compte dédié peut être ouvert dans la banque habituelle, dans une autre banque physique, mais aussi via une banque en ligne (aux frais mensuels souvent moins élevés – mais bien s’assurer de la possibilité de prélèvements par les organismes de l’État).
Puisque le(la) collaborateur(trice) travaille pour son compte, il devient également responsable de toutes ses activités, et notamment des consultations, des relations avec les clients, des diagnostics et des traitements.
L’Assurance Responsabilité Civile Professionnelle (RCP) permet de se protéger dans le cas d’une procédure d’une tierce personne (par exemple un client) lors de l’exercice de ses fonctions. Le salarié est généralement intégré à la RCP de la structure vétérinaire qui l’emploie. Le collaborateur libéral se doit quant à lui de souscrire à sa propre RCP.
Il convient de souscrire une RCP adaptée à la profession de vétérinaire clinicien, et au type d’activité réalisée : canine, équine, bovine, mixte…
En fonction de l’activité et de la valeur des animaux soignés, la cotisation annuelle pourra varier sensiblement : moins de cent euros en canine et presque deux milles euros en équine pour les valeurs élevées.
Dans tout salariat est incluse la possibilité de souscrire à la Complémentaire Santé de l’entreprise, généralement prise en charge pour moitié par l’employeur.
Le collaborateur libéral se doit donc de souscrire lui-même sa Complémentaire Santé. À la différence de celle proposée en salariat (qui ne peut être choisie), le(la) collaborateur(trice) pourra choisir une Mutuelle adaptée à ses besoins de santé (lunettes, soins dentaires…).
Il ne faut pas hésiter à comparer les offres de différentes compagnies d’assurance avant de faire un choix.
Lors d’un emploi en salariat, en cas d’arrêt maladie, le salaire est maintenu à hauteur de 90% du montant total normalement perçu. Une partie est prise en charge par la Sécurité Sociale et l’autre par l’Employeur. Dans certains cas, et en fonction des branches d’activités, le salaire peut être maintenu à 100%.
Pour un collaborateur libéral, il n’en est rien ! S’il ne souscrit pas une Assurance Prévoyance, il ne percevra des indemnités en cas d’arrêt maladie que par la sécurité sociale, et au maximum 50% de son revenu déclaré. Pour des arrêts de quelques jours, la conséquence est mineure, mais si l’arrêt se prolonge dans le temps, le collaborateur peut se retrouver en difficultés financières (pas de prise en charge en cas d’accident de travail).
Ainsi, en comparant différentes assurances Prévoyance, le(la) collaborateur(trice) pourra choisir celle qui lui convient le mieux. Différentes garanties sont à étudier : incapacité temporaire totale, incapacité professionnelle totale ou partielle, exonération ou non des cotisations, perte de profession/reconversion…
Comme pour tout contrat, il convient de signer le-dit contrat avant de débuter les prestations conclues.
Cette étape permettra de vérifier que les éléments négociés sont toujours d’actualité, et que la collaboration débute sur de bonnes bases.
Ce contrat sera ensuite à envoyer à l’Ordre Régional des Vétérinaires dont dépend le Domicile Professionnel d’Exercice (DPE), pour validation finale. Cette validation passe souvent par une absence d’opposition de l’Ordre. Attention, l’Ordre ne se prononce pas sur les rémunérations et sur les éléments négociés, mais uniquement sur le côté éthique et déontologique.
Si le(la) vétérinaire débute sa vie professionnelle de vétérinaire, une inscription à l’Ordre est nécessaire (un dossier sera à constituer et un rendez-vous avec un représentant de l’Ordre Régional aura lieu).
Si le(la) vétérinaire exerçait auparavant, mais dans une autre région, une demande de migration du dossier de l’Ordre est nécessaire, pour un transfert vers le nouvel Ordre Régional. Si le précédant poste était dans la région de la future collaboration, alors aucun transfert n’est à réaliser.
La sérénité en terme de comptabilité passe par le classement systématique.
Ainsi il est conseillé de tenir un (ou des) classeur(s) afin d’archiver tous les documents issus des différents organismes (URSSAF, CARPV, CFE, INSEE…) mais également toutes les factures de dépenses liées à l’activité de vétérinaire qui seront à prendre en compte pour l’établissement des comptes annuels par le comptable (carburant ou indemnités kilométriques, assurances, abonnements…).
Lors d’un salariat, le taux de prélèvement à la source est calculé automatiquement par les services des Impôts et appliqué directement sur la fiche de paie.
Pour un collaborateur libéral, il n’existe pas de bulletin de salaire. L’État ne sait pas sur quelle base de rémunération se baser pour calculer le taux de prélèvement mensuel. Il attendra ainsi la déclaration des revenus de l’année N, vers mai de l’année N+1, pour appeler à un rattrapage d’impôts, qui aura lieu généralement de septembre à décembre de l’année N+1. Si aucun impôt n’a été versé au cours de l’année N, la somme appelée en fin d’année N+1 peut être conséquente. Il est donc préférable d’anticiper.
Pour un(e) jeune vétérinaire sortant d’École, aucun taux n’est défini. Pour un(e) vétérinaire ayant déjà exercé en salariat, un taux est déjà enregistré, et correspond aux revenus précédents.
Via l’accès personnel sur le site https://www.impots.gouv.fr, il est possible d’acter un montant d’acompte mensuel, et ce, dès le début de la collaboration, afin d’éviter au maximum un rattrapage en fin d’année N+1 (détails du calcul de l’impôt).
La problématique souvent rencontrée par les collaborateurs libéraux est le rattrapage des cotisations fiscales et sociales à partir de l’année N+2. Cela est dû à une absence de visibilité des services de l’État concernant les revenus que le(la) collaborateur(trice) percevra lors de ses premières années d’activité. Ainsi, des cotisations de base (très inférieures à celles qui seront demandées in fine) sont appelées en années N et N+1, avant que l’État ne fasse le calcul sur la base des vrais revenus annuels, déclarés lors des déclarations de revenus.
Pour éviter cette déconvenue, il est recommandé de déclarer (par soi-même ou par son comptable), des revenus estimés dès le début de son activité. Même si le revenu annuel final diffère de l’estimation, la correction que réaliseront les organismes de l’État sera mineure, ce qui évitera un effet yo-yo des cotisations.
Actions optionnelles (conseillées) :
Dans le but d’augmenter ses charges d’exploitation, et de limiter les cotisations et impositions, il est possible de réaliser un bail professionnel de location entre soi-même (le bailleur) et son entreprise individuelle (le locataire). La gestion de son entreprise nécessite l’utilisation d’une pièce (bureau, chambre…), et cette pièce peut ainsi faire l’objet d’une location. Il ne faut donc pas hésiter à discuter de cette option avec le cabinet comptable.
Des exemples de baux existent sur internet, et ne nécessitent que quelques rapides modifications.
L’activité professionnelle du collaborateur libéral débute lorsqu’il quitte sa résidence principale. Le fait de se rendre sur le lieu où il réalise sa prestation (ses consultations) rentre donc dans le cadre général de son activité d’entreprise individuelle.
Au même titre que pour le loyer, il est possible de noter chaque jour ses kilomètres parcourus (uniquement pour le travail), qui, multipliés par le barème des indemnités kilométriques de l’État (fonction de l’année, et de la puissance fiscale de la voiture), fournit le montant mensuel d’indemnités kilométriques que l’entreprise individuelle remboursera au collaborateur (puisqu’il a utilisé sa voiture personnelle).
Cela permet d’augmenter les charges d’exploitation ou de fonctionnement de l’entreprise, et ainsi de diminuer les cotisations et impositions.
L’activité de vétérinaire pousse à devoir réaliser des nettoyages d’habits professionnels (pyjamas de clinique, cottes, pantalons…). En les réalisant, le(la) collaborateur(trice) fournit une prestation pour son entreprise individuelle, à qui il est légitime de demander un remboursement (une nouvelle fois, cela permet de créer plus de charges pour diminuer les cotisations).
Pour que le montant versé par l’Entreprise Individuelle au collaborateur soit accepté par l’État, il convient de demander un devis à une blanchisserie pour les tenues professionnelles nécessitant un nettoyage, et de conserver ce devis comme justificatif du défraiement.
Lorsqu’une procédure judiciaire est lancée par un client mécontent, c’est la structure vétérinaire qui doit se défendre (via sa RCP et ses avocats) et justifier notamment des consentements éclairés pour les procédures mises en cause. Mais cela n’est vrai que lorsqu’il s’agit d’un salariat.
Lors d’une collaboration libérale, si un client entame une procédure concernant la prestation d’un(e) collaborateur(trice), c’est à ce(tte) dernier(ère) de prouver que les consentements éclairés ont bien été signés.
Si la structure vétérinaire titulaire utilise quotidiennement des consentements, alors il n’y a qu’à poursuivre la marche initiée. Dans le cas inverse, si la structure n’utilise pas ou peu de consentements, il est judicieux d’envisager d’en mettre en place, a minima pour sa propre activité de vétérinaire, et ainsi se protéger au maximum.
Dans le cas peu fréquent où le(la) collaborateur(trice) utilise son propre véhicule pour se rendre aux domiciles de ses clients, il est impératif de vérifier que le matériel coûteux transporté est bien assuré. Cela implique de stipuler à la compagnie d’assurance qu’il sera déplacé en voiture et différents critères seront alors discutés (le véhicule dort-il en garage, ou sur la voie publique, à partir de quelle heure…).
Il est toujours préférable d’anticiper un problème potentiel plutôt que d’attendre d’être confronté à un accident de voiture ou à une effraction pour y réfléchir.